Van aanvraag tot calculatie en offerte: waar AI het meeste tijd wint

Bij de meeste bouw- en infrabedrijven komt een aanvraag niet netjes in één systeem binnen. Het is een mail met bijlagen, een link naar een aanbestedingsplatform of een map vol bestekken, tekeningen en eisen. Elke opdrachtgever levert het anders aan, en elke aanvraag ziet er weer anders uit.

Dat betekent dat er eerst veel handwerk nodig is voordat er gecalculeerd kan worden. Wat wordt er precies gevraagd? Welke documenten zijn leidend? Wat staat er in de bijlagen dat in de mail ontbreekt? Pas als dat duidelijk is, kan de calculatie echt beginnen.

Wie de route van aanvraag tot offerte uittekent, ziet dat de tijd vooral verloren gaat tussen de stappen. Denk aan:

- De aanvraag beoordelen. Past het werk bij ons, is het haalbaar en willen we hierop inschrijven?
- Informatie verzamelen. Bestekken, tekeningen, eisen en eerdere projecten bij elkaar zoeken uit mails, mappen en systemen.
- Calculeren. Posten overnemen, hoeveelheden bepalen en prijzen opzoeken.
- Offertes van onderaannemers verwerken. Offertes opvragen, uitlezen en naast elkaar zetten.
- De offerte opstellen en overdragen. De calculatie omzetten in een aanbieding, en na opdracht de gegevens opnieuw invoeren voor werkvoorbereiding en uitvoering.

Bij elke overgang wordt informatie opnieuw gezocht, overgetypt of gecontroleerd. Dat kost niet alleen tijd, maar is ook de plek waar fouten ontstaan.

AI neemt het uitzoekwerk tussen die stappen over, zodat de calculator zich kan richten op de afwegingen. In de praktijk betekent dat:

- Aanvragen automatisch uitlezen. Mails, bestekken en bijlagen worden uitgelezen, en de relevante posten, hoeveelheden en eisen komen in een vaste structuur te staan.
- Posten koppelen aan eerdere calculaties en eigen prijzen. Nieuwe posten worden gematcht met hoe het team eerder rekende, zodat je begint bij een eerste opzet in plaats van een leeg vel.
- Offertes van onderaannemers vergelijkbaar maken. Offertes worden uitgelezen en naast elkaar gezet, met afwijkingen en ontbrekende posten direct zichtbaar.
- Gegevens doorzetten naar de volgende stap. Wat in de calculatie staat, gaat mee naar de offerte en de werkvoorbereiding, zodat niemand het opnieuw hoeft in te voeren.

Veel bedrijven werken al met losse AI-tools, zoals Copilot of een tool voor aanbestedingen. Dit is geen extra tool erbij. De oplossing wordt ingebouwd in jullie bestaande processen, data en systemen: het calculatiepakket, het ERP en de mailbox waar de aanvragen binnenkomen. Zo blijft het team werken in de omgeving die het kent, en draait alles op jullie eigen calculaties en prijzen.

De winst is het grootst bij organisaties met een eigen calculatieteam en een flinke stroom aan aanvragen, vanaf zo’n honderd medewerkers. Daar gaat de meeste tijd zitten in uitzoekwerk, en daar loont het om dat werk anders in te richten. Dat geldt voor aannemers in bouw en infra net zo goed als voor installateurs en onderhoudsbedrijven.

Maatwerk betekent daarbij niet dat je meteen alles hoeft om te gooien. Je begint bij één stap in het proces, zoals het uitlezen van aanvragen of het vergelijken van offertes, en bouwt van daaruit verder.

De zorg die we vaak horen: AI klinkt interessant, maar we willen niet meteen een groot en duur softwaretraject in. Dat hoeft ook niet. Zo pakken we het aan:

- Eerst in kaart brengen. In een discoveryfase kijken we samen met het calculatieteam waar tussen aanvraag en offerte de meeste tijd verloren gaat.
- Klein beginnen. We bouwen eerst voor het knelpunt dat het meeste oplevert, en toetsen dat op jullie eigen aanvragen.
- Uitbreiden als het werkt. Pas als de eerste stap zich bewijst, nemen we de volgende.

Een paar toepassingen die we bij bouw- en infrabedrijven bouwen:

- Snellere aanvraagverwerking. Bestekken en aanvragen worden automatisch uitgelezen en gekoppeld aan het eigen assortiment, waarmee 80% van het handmatige werk is geautomatiseerd.
- Data uit verschillende bronnen samenbrengen. Gegevens uit tientallen bronnen op één plek, met automatisch een plan en kostenbegroting. De doorlooptijd is daarmee met 85% verkort.
- Posten matchen met eerdere calculaties. Bestekposten automatisch koppelen aan historische bestekken en calculaties, en direct invullen in het calculatiepakket. Daarbij worden ontbrekende posten gesignaleerd.

Wat deze voorbeelden gemeen hebben is dat ze bij één concreet knelpunt beginnen, en draaien op de eigen data en systemen van de organisatie.

Begin met de route van aanvraag tot offerte in kaart te brengen. Waar gaat de meeste tijd zitten: in het uitzoeken van aanvragen, het terugzoeken van eerdere calculaties of het vergelijken van offertes? Daar ligt meestal de snelste winst.

In een discoveryfase bepalen we samen welke stap het meeste oplevert, voordat er gebouwd wordt. Meer over hoe dat werkt, lees je op onze pagina over AI in het calculatieproces.

Benieuwd waar tussen aanvraag en offerte bij jullie de meeste winst zit? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Begin met in kaart brengen waar de kennis van je calculatieteam nu zit. Welke historie is het meest waardevol: eerdere calculaties, nacalculaties of prijzen? En bij wie zit de kennis die je het minst graag kwijtraakt?

In een discovery fase bepalen we samen waar AI in jullie calculatieproces het meeste oplevert. Meer over hoe AI het uitzoekwerk in de calculatie overneemt, lees je in Slim calculeren met AI in de bouw.

Benieuwd hoe je de kennis van jouw calculatieteam gebruikt voor toekomstige aanvragen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.