Kennis borgen in het calculatieproces met AI

Een ervaren calculator ziet in één oogopslag of een prijs klopt. Hij weet welke posten in een bestek vaak worden vergeten, welke onderaannemer scherp rekent en waar een project in de praktijk duurder uitvalt dan op papier. Die kennis is in jaren opgebouwd, na honderden projecten.

Het probleem is dat bijna niets van deze kennis is vastgelegd. Het zit in zijn hoofd, in zijn manier van werken en in de correcties die hij uit ervaring toepast. Zolang hij er is, merk je dat niet. Pas als hij vertrekt, blijkt hoeveel er van hem afhing. En dan is het eigenlijk al te laat.

Het vervangen van een ervaren calculator is lastig. Calculatoren zijn schaars. Ervaren calculatoren nog meer. Daarnaast heeft een nieuwe collega tijd nodig om hetzelfde niveau te bereiken. In de tussentijd draait het team op minder ervaring, met meer kans op fouten en meer druk op het huidige calculatieteam.

Maar alleen niet op één plek. Denk aan:

- Eerdere calculaties met de opbouw van vergelijkbare projecten.
- Nacalculaties die laten zien wat een project in werkelijkheid kostte.
- Offertes van onderaannemers en leveranciers,met de prijzen die in de markt werden gevraagd.
- Prijsbestanden, mails en Excel overzichten met correcties en afspraken die nergens anders staan.

Het probleem is dus niet dat de informatie ontbreekt. Het probleem is dat niemand er direct bij kan of weet waar het staat. Wie een vergelijkbaar project wil terugvinden, moet weten waar hij moet zoeken. En dat weet vaak alleen de collega die er al jaren zit.

- De historie ontsluiten. Eerdere calculaties, nacalculaties en offertes worden samengebracht in één omgeving, met per project de kenmerken die ertoe doen. Type werk, omvang, opdrachtgever en uitkomst.
- Vergelijkbaar werk herkennen. Bij een nieuwe aanvraag zoekt AI op basis van die kenmerken naar soortgelijke projecten, en stelt een opzet voor op basis van hoe het team eerder heeft gerekend.
- Ervaring vastleggen tijdens het werk. Als een ervaren calculator een voorstel corrigeert of aanvult, wordt die correctie bewaard. Zo komt de kennis uit zijn hoofd stap voor stap in het systeem, zonder dat hij er apart tijd voor hoeft te maken.

AI maakt die verspreide kennis bruikbaar in het dagelijkse calculatiewerk. In de praktijk betekent dat:

- Bestekposten koppelen aan eerdere calculaties. Nieuwe posten worden automatisch gematcht met hoe ze eerder zijn gecalculeerd, en ontbrekende posten worden gesignaleerd.
- Nacalculaties laten terugkomen. Werkelijke uren en verbruik uit afgeronde projecten worden meegenomen in nieuwe calculaties, zodat je rekent met cijfers in plaats van aannames.
- Nieuwe calculatoren sneller inwerken. Een starter ziet direct hoe het team gewend is te rekenen, en kan eerder zelfstandig verder.

De calculator blijft aan het roer. AI zorgt ervoor dat de ervaring van het team beschikbaar is voor iedereen. Ook voor nieuwe collega’s.

Steeds meer bouw- en infrabedrijven werken met AI-tools, zoals Copilot of een tool voor aanbestedingen. Die zijn sterk in het lezen en samenvatten van documenten. Maar ze kennen de historie van jouw organisatie niet: welke projecten je deed, hoe je ze calculeerde en wat ze uiteindelijk kostten.

Die kennis zit in eigen calculaties, het eigen calculatiepakket en de eigen manier van werken. Een oplossing die daarop draait, moet daar ook op aansluiten.

Daarom is het altijd maatwerk: gebouwd op jullie eigen data, en ingebouwd in de processen en systemen die er al zijn.

• Continuïteit. Als ervaren collega’s vertrekken, blijft hun kennis in de organisatie.

• Sneller productieve nieuwe calculatoren. Starters bouwen voort op wat er al is, in plaats van alles zelf te moeten ontdekken.

• Minder afhankelijkheid van een paar sleutelfiguren. De kennis zit niet langer in het hoofd van die ene collega, maar is beschikbaar voor het hele team.

• Beter onderbouwde calculaties. Wie rekent met werkelijke cijfers uit eerdere projecten, maakt minder inschattingsfouten.

Een paar toepassingen die we bij bouw- en infrabedrijven zien.

• Posten matchen met eerdere calculaties. Bestekposten automatisch koppelen aan historische bestekken en calculaties, en direct invullen in het calculatiepakket. Daarbij worden ontbrekende posten gesignaleerd.

• Data uit verschillende bronnen samenbrengen. Gegevens uit tientallen bronnen op één plek, met automatisch een plan en kostenbegroting.

• Bestekken koppelen aan eigen data. Bestekken worden automatisch uitgelezen en gekoppeld aan het eigen assortiment, waarmee een groot deel van het handmatige werk is geautomatiseerd.

Begin met in kaart brengen waar de kennis van je calculatieteam nu zit. Welke historie is het meest waardevol: eerdere calculaties, nacalculaties of prijzen? En bij wie zit de kennis die je het minst graag kwijtraakt?

In een discovery fase bepalen we samen waar AI in jullie calculatieproces het meeste oplevert. Meer over hoe AI het uitzoekwerk in de calculatie overneemt, lees je in Slim calculeren met AI in de bouw.

Benieuwd hoe je de kennis van jouw calculatieteam gebruikt voor toekomstige aanvragen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.