Kwaliteitscontrole systeem voor gezinshuizen

Een gezinshuis is een kleinschalige vorm van hulp en zorg voor uithuisgeplaatste kinderen en jongeren. Gezinshuisouders (een echtpaar, samenwonend stel of alleenstaande) vangen hen op in hun gezin in een stabiele leefomgeving. Gezinshuisouders vormen 24/7 de vaste basis en bieden professionele begeleiding. Maar hoe begin je als gezinshuisouder en wat is de wet- en regelgeving voor het starten van een eigen gezinshuis? Daarvoor is er Gezinshuis.com. Met de beproefde franchiseformule van Gezinshuis.com ontwikkelen ouders zichzelf tot een vitale en professionele gezinshuisouder. Gezinshuis.com is een community met momenteel meer dan 200 aangesloten gezinshuizen.

Bij Gezinshuis.com werken de meeste gezinnen in ‘de driehoek’: het gezinshuis, een zorgaanbieder en Gezinshuis.com. Dit gaat in een franchise-constructie. Franchise is een juridische vorm van intensief samenwerken. De verschillende betrokken partijen versterken elkaar. Daarbij heeft elke partij zijn eigen verantwoordelijkheid. Alle partijen samen staan ervoor garant dat ieder kind in deze samenwerking een veilig thuis heeft. Om dit intensief samenwerken te kunnen faciliteren wordt er gewerkt in een portal van Gezinshuis.com. In dit portal worden onder andere de gezinsouders jaarlijks getoetst, evaluaties uitgevoerd en zijn er certificaten te behalen en te uploaden.

Gezinshuis.com kwam met de opdracht voor een nieuwe eigen portal en verbetering van de huidige website terecht bij Gravity. De website van Gezinshuis.com weerspiegelt niet meer wat de organisatie wilt uitstralen. De website was o.a. te veel georiënteerd op zenden. Daarnaast lag de uitdaging in het verstevigen van de positie van Gezinshuis.com binnen de branche. Vanuit deze behoeften kwam het idee om een eigen portal te bouwen waarin o.a. alle gezinshuisouders jaarlijks getoetst worden en certificaten uitgegeven worden.

Het project bestond uit de volgende fases: refinement, design, development, quality assurance en delivery. We zijn van start gegaan met een discovery fase. Hierin kijken we naar wat er precies nodig is, wat prioriteit heeft en hoe de driehoeksverhouding van Gezinshuis.com in elkaar steekt. Op basis van de visuele identiteit van Gezinshuis.com, de behoeften van de doelgroep en de gestelde doelstellingen gaan we vervolgens aan de slag met het ontwerpen en ontwikkelen van een nieuwe website en portal.

Een belangrijk onderdeel was het volledig digitaliseren van het kwaliteitssysteem waar Gezinshuis.com mee werkt. De gezinshuizen werken namelijk volgens een kwaliteitskader. Via dit kader voldoen alle gezinshuisouders aan alle kwaliteitseisen en wet- en regelgeving. Hiermee wordt er openheid van zaken gegeven en de mogelijkheid om toezicht te houden aan alle betrokken partijen. Het kwaliteitssysteem bestaat uit vier fases waarvan voorheen een aantal fases nog offline uitgevoerd werden. Gravity heeft dit systeem volledig kunnen digitaliseren. Dit zorgt ervoor dat er nog sneller en overzichtelijker in het kwaliteitskader gewerkt kan worden.

Na vier sprints van twee weken is het project opgeleverd en tot op heden wordt er aan de doorontwikkeling van het platform gewerkt. Momenteel heeft het team van Gezinshuis.com nog elke maand een inhoudelijke sessie met Gravity waarin de toekomstplannen van Gezinshuis.com worden besproken. In ieder geval een of twee keer per jaar wordt er een extra stap gezet in het platform. Dit gaat van belangrijke optimalisaties tot aan het ontwikkelen van een nieuw dashboard op de website. Ook dan wordt er gewerkt door eerst een design te maken, deze vervolgens te valideren bij de doelgroep waarna er daadwerkelijk wordt gebouwd.

In de toekomst staat het maken van een eigen leeromgeving in het portal op de planning. Op het moment heeft Gezinshuis.com een losstaand platform voor E-learning, maar de ambitie is om dit te integreren in het door Gravity gemaakte portal.